Många e-postmeddelanden hamnar på fel fot.Joe The Goat Farmer/Flickr

Många människor som jag inte känner börjar e-postmeddelanden med den glada hälsningen, jag hoppas att du mår bra. Mitt vanliga svar: Ja...jag känner dig inte och jag är bra nog att radera din e-post utan att läsa vidare.

Och med tanke på resultaten av en informell undersökning känner många människor likadant.

Catharine Hamm, reseredaktör för Los Angeles Times , som får otaliga pitches från potentiella bidragsgivare och PR-agenter, fruktar också att få e-post. Det är av Guds nåd jag mår bra, men tänk om jag inte var det? frågade hon. Jag är säker på att jag skulle vara lika arg...Till dessa människor säger jag så här: Att bygga en relation innebär att hjälpa mig att göra mitt jobb, inte att fråga mig hur jag mår. Det betyder att förstå min marknad, inte försöka förstå mitt psyke. Det innebär att identifiera och adressera mina journalistiska behov, inte hjälpa mig att hitta mitt personliga centrum.

Barbara Teszler, VD för Teszler PR i Santa Monica, Kalifornien, sägeröppnar med Jag hoppas att det här e-postmeddelandet hittar dig bra är precis där uppe med ett kallt samtal som börjar. Lägg inte på luren eller posta viktig information i rött på kuvertet (den viktiga informationen är att du har godkänts i förväg för en kredit kort med ett företag som du inte kunde bry dig mindre om). Människor väljer 'Jag hoppas att du mår bra' för att skapa en personlig koppling – det får det att låta som om du redan har träffat den här personen, och att ignorera eller avvisa någon du har träffat personligen är mer oförskämt än att ignorera en främling du Jag har aldrig träffats, så din e-post i teorin är mer sannolikt att bli läst på det här sättet - men det förefaller mig som konstruerat och ouppriktigt.

Mike Plugh, docent i kommunikation vid Manhattan College, tror att dessa hälsningar har mer att göra med mottagarens tolkning än avsändaren. Om någon skriver, 'Jag hoppas att du har haft en bra vecka' eller 'Jag hoppas att det här mår bra av dig', finns det en chans att du haft en hemsk vecka eller att du är långt ifrån 'bra', men erkännandet av vår ömsesidiga mänskligheten är det verkliga budskapet, snarare än några konkreta förhoppningar, säger Plugh. Anledningen till att dessa vänliga trevligheter kan verka ouppriktiga är för att de stirrar på oss från en vit skärm, vilket i sig är opersonligt.

En e-postserver visar varningar för spam eller oönskade e-postmeddelanden.Foto: Ian Waldie/Getty Images

Enligt McClain Watson, chef för affärskommunikationsprogram vid Naveen Jindal School of Management vid UT Dallas, måste människor lätta upp sig. Om meningen 'Jag hoppas att du mår bra' i ett mejl framkallar ett känslomässigt svar från dig, har den meningen gjort sitt, säger Watson. Tonen i de flesta av våra dagliga e-postmeddelanden är procedurmässiga, transaktionella och låter som om den skrivits av zombies för zombies. En utmaning för de av oss – som jag – som vill skriva ett mejl till människor med ett bultande hjärta är att hitta ett sätt att skapa en sympatisk koppling till läsaren så att vårt mejl läses med en mänsklig röst. 'Jag hoppas att du mår bra' kanske inte är det bästa sättet att uppnå det målet, men det gör ett anständigt jobb mycket av tiden.

Etikettexperten Brooke Straiton rekommenderar att du skriver dina e-postmeddelanden baklänges. Din första mening ska sammanfatta dina behov eller syftet med mejlet, säger hon. Detta gör att någon kan veta från allra första början om detta är ett e-postmeddelande som måste åtgärdas omedelbart, arkiveras som information eller vad det nu är lämpligt att vidta. Om du vill lägga till 'finheter', lämna dem till slutet.

Jill Tipograph, medgrundare av Karriärer i tidiga skeden , en konsultfirma som hjälper unga människor att få praktikplatser eller första jobb, medger att det är svårt att hoppa direkt in i verksamheten, så det är viktigt att ta reda på rätt tillvägagångssätt. Din personlighet och genuinhet måste etableras. Du måste hitta något bekvämt och acceptabelt när det gäller tillvägagångssätt. Det är inte en storlek som passar alla, säger hon. Varje situation är annorlunda. Tillvägagångssättet bör återspegla den struktur och/eller bild du kan hitta online.

Stjärntecken 14 okt

###

Pitch Perfect: Effektiva sätt att starta ett e-postmeddelande

The Startracker bad Jill Tipograph att ge tips för att förbättra e-postmeddelanden:

Jag hoppas att det här e-postmeddelandet tycker att du mår bra bör reserveras för ett telefonsamtal eller ett uppföljande e-postmeddelande till en personlig introduktion. Om du inte känner personen ännu är det bäst att använda ett annat tillvägagångssätt.

Genuinhet måste vara verklig, eller gå inte in på den vägen. Var professionell, inte vardaglig. Tänk på att köpa ett kort: Skulle du skicka ett övernitiskt eller alltför uppriktigt kort till någon du inte känner?

17 oktober födelsetecken

Misstag på den konservativa sidan i tillvägagångssätt. Starta ett e-postmeddelande med Dear Mr./Ms./Dr.; bara flytta till personnamn när en relation eller rapport har upprättats. Hej eller hej är alldeles för avslappnad. Använd egennamn: Om deras namn är Robert, hänvisa inte till dem som Bob i ett första e-postmeddelande.

Nämn hänvisaren (om du har deras tillåtelse) – börja alltid med personens namn i ämne och första raden. Det är din tillgång. Kära (tom)—Jag blev hänvisad av (tom), som trodde att du skulle vara någon bra att kontakta om (tom).

Närma dig människor som använder sin branschjargong – människor inom kreativa områden talar på ett sätt, medan de som arbetar på ett annat sätt. Men det är i alla fall klokt att inte vara extrem. Olika branscher har olika standard.

Använd en mördande e-postämnesrad – folk bryr sig inte om att läsa själva e-postmeddelandet om ämnet inte ger resonans. Se till att det är relevant, pittigt och ger någon anledning att öppna. Så mycket går till spam nuförtiden, så det är viktigt och värdefullt att infoga ett gemensamt intresse, alma mater eller person som rekommenderade dig.

Skicka ett uppföljande e-postmeddelande – de första e-postmeddelandena läses ofta inte. Differentiera det: Jag hoppas att du har en bra vecka och ville följa upp min e-post förra veckan.

Pet Peeves

Undvik emojis eftersom de kan skapa ett felaktigt första intryck.

Nämn inte någon utan deras tillåtelse.

Tilldela inte personen ett smeknamn. Berättelse: En nyutexaminerad student kontaktade Jill online och sa: Hej Jilly. Ingen har kallat mig Jilly sedan jag var barn, med bara min man sedan många år som kallade mig så förtjusande då och då, sa hon. Jag blev väldigt avskräckt.

Trippelbevis – det är pinsamt att se felstavningar och felaktig användning av grammatik – särskilt en persons fel namn eller företag (tänk på högskoleansökningar, t.ex. fel högskolenamn i en uppsats).

Be inte om gratis rådgivning eller ett jobb utan att erbjuda något av värde i utbyte. Det är överdrivet självsäkert och en avstängning.